|
V učinkovito sejemsko predstavitev je ponavadi vloženo preveč sredstev, da bi izključno odločanje o njih lahko prepustili samo direktorjem - bi lahko parafrazirali znani izrek o prepuščanju odločitve o vojnah le generalom. Prevečkrat se je zgodilo, da je vodstvo podjetja presojalo sejemski načrt le po vsoti in zaradi zmanjševanja sredstev ni bilo ustreznega učinka. Ali pa je prevelika sredstva namenjalo dragim in neučinkovitim promocijskim prijemom.
Za razstavo in za vsako od izbranih drugih komunikacijskih orodij moramo narediti časovni in finančni načrt. Pri načrtovanju časa bodimo raje širokosrčni, saj se nemalokrat uštejemo in nato izpeljemo dejavnost pravočasno le na škodo kakovosti.
Časovni načrt naredimo za vsako orodje posebej in sicer tako, da najprej nanizamo postopke - faze dela, ki so potrebne za izvedbo posameznega orodja. Nato ocenimo potreben čas za izvedbo posameznih postopkov, nato pa časovne načrte posameznih orodij primerjamo med seboj, da nas ne prehiti čas. Dostikrat je treba imeti določene faze postopkov med seboj usklajene, preden jih izvedemo (npr. slogan razstave mora biti potrjen, preden dokončno grafično oblikujemo prospekt za razstavo).
Skladno s časovnim načrtom izdelamo tudi okvirni finančni načrt. Tudi ta je zasnovan na sestavinah komunikacijskega spleta, ki ga nameravamo uporabiti. Za začetek bo dovolj izdelava izkustvenega finančnega načrta, takšnega torej, ki sloni na ocenjenih vrednostih posameznih postopkov. Le za najpomembnejše postavke bomo uporabili dejanske cene iz cenikov (npr. cena najema razstavnega prostora, cena oglasa) ali pridobljenih ponudb (cena za postavitev stojnice, za prevoz, za izdelavo prospekta). Pomembno je, da posameznih sestavin sejma oz. drugih komunikacijskih orodij ne izpustimo. Naša podjetja običajno delajo napako predvsem pri načrtovanju stroškov, ki nastanejo z lastnimi dejavnostmi. Ne vštejejo stroškov dela (načrtovalsko, organizacijsko, kreativno, operativno delo) svojega osebja, ki pripravlja sejem, prav tako pa ne tudi tistih, ki sejem obiščejo. Dostikrat pozabijo celo na oceno stroškov dela osebja razstavne stojnice in stroškov reprezentance.
Čas je denar
V takih okvirih bomo v nadaljevanju za vsa pomembnejša orodja navajali postopke in njihov časovni potek. Nekakšne "check" liste. Prva številka v oklepaju bo pomenila trajanje postopka. Črka X bo pomenila dan odprtja razstave, črka Y dan zaprtja, znak - koliko dni pred in znak + koliko dni za dnevom X ali Y se ima kaj najkasneje zgoditi. Nekakšen končni rok. Manjkata le še zapisano ime tistega, ki je za postopek odgovoren, ter vrednost. Ta podatka boste dodali sami.
Predlagani časi so izdelani izkustveno na podlagi načrtovanj razstave v Nemčiji.
|
Npr.:
Čas je denar - postavitev ciljev
Postavitev ciljev sejemskega nastopa (X-...), direktor trženja
kar pomeni, da direktor trženja cilje postavi najmanj ... dni pred odprtjem sejma.
Določitev orodij tržnega komuniciranja (X-...), direktor trženja, vodja komuniciranja in vodja sejmov.
Določitev okvirnega proračuna (X-...), direktor trženja, vodja komuniciranja.
Avtor: mag.Dušan Benko, iz Priročnika za stratege in izvajalce sejemskih predstavitev, Ljubljana 1997
|
Denar in čas
